SALE ADMIN THƯỜNG LÀM GÌ?

Mỗi một công ty, doanh nghiệp sẽ có quy mô, mục đích và sản phẩm riêng, theo đó, Sale Admin sẽ có trách nhiệm và quyền hạn nhất định tùy theo doanh nghiệp.

Những công ty nhỏ sale admin là mama tổng quản, làm hết tất cả các việc. Nhưng theo mình các bạn mới ra trường, mới vào nghề nên bắt đầu từ các công ty nhỏ, các bạn sẽ học được nhiều hơn khi làm sale admin chuyên môn cho 1 mảng trong các công ty lớn.

Dưới đây là mô tả công việc Sale Admin thường làm.

 Xây dựng theo dõi và thường xuyên nhắc nhở, đốc thúc bộ phận kinh doanh thực hiện đúng kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt.

(Đây chính là báo cáo Bán hàng theo ngày/tháng/năm của các cấp bậc sale và nhà phân phối so với chỉ tiêu đã đề ra. Một số admin sẽ được tham gia vào việc xây dựng chỉ tiêu cho đội ngũ bán hàng- đây lại là cả một đề tài phải viết nhiều trang)

Với sales admin bình thường thì chỉ biết tính ra số đúng gửi đi là được. Còn admin muốn lương cao hơn phải học cách phân tích số liệu, dự báo, cảnh báo…Con số bạn làm ra nói lên điều gì).

 Soạn thảo, quản lý các văn bản hành chính về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: làm báo giá, hợp đồng, thư chào hàng, thông báo nội bộ khác … ..

(Đây là một trong những nghiệp vụ liên quan đến hành chính văn phòng, cần bổ sung thêm kiến thức về hợp đồng kinh tế, hàng chính văn thư - Một đề tài hay mà các bạn nên học)

 Xử lý đơn hàng, nhập đơn hàng từ sale hoặc đối tác: Sale admin không phải đi bán hàng, chào hàng các đối tác/nhà phân phối mà đó là công việc của Sale. Các bạn chỉ hỗ trợ nhận đơn và xử lý đơn hàng.

(Ở một số công ty lớn, phần việc này được tách ra riêng biệt các nhân viên xử lý đơn hàng này gọi là customer service – viết tắt là CS)

 Quản lí hồ sơ: Ký kết hợp đồng, hoàn tất thủ tục đăng ký, lưu trữ hồ sơ pháp nhân ký hợp đồng, hợp đồng kinh tế…+ Tất cả các hồ sơ giấy tờ quan trọng cần lưu trữ.

(Cần có nghiệp vụ liên quan đến hành chính – văn thư)

 Thu thập và giải quyết những phản hồi của khách hàng trên các phương tiện truyền thông đại chúng như trên website, mạng xã hội, diễn đàn… Nếu vượt quá khả năng xử lý của bản thân thì trình lên các bộ phận cấp cao hơn để xin ý kiến hỗ trợ.

(Phần việc này thường phải làm nếu bạn tham gia vào các công ty buôn bán online)

 Quản trị Chương trình khuyến mại:

- Thông báo chương trình KM cho các đối tác /khối bán hàng theo chính sách công ty.

- Theo dõi tình hình thực hiện theo tiến độ các chương trình bằng các báo cáo.

- Theo dõi/điều chỉnh… ngân sách sử dụng các CTKM.

- Quyết toán các chương trình KM: kiểm tra, đối chiếu, trình ký phê duyệt…

- Thanh toán cho đối tác/NPP (Đối tượng được hưởng)

(Các công ty lớn có các bộ phận chuyên biệt thì sales admin chỉ làm 1 phần việc, các công ty nhỏ thì phụ trách tất cả- khuyến khích các bạn nên tham gia vào tất cả các công việc này để có kiến thức đa dạng)

 Quản trị công nợ khách hàng:

Căn cứ vào doanh số mua hàng, số tiền thanh toán, hạn mức công nợ, lịch thanh toán để xây dựng báo cáo công nợ nhằm theo dõi sát sao các khoản nợ.

Gửi báo cáo công nợ cho Sếp/đối tác/sale/ phụ trách khu vực đó để nhắc nhở thu hồi nợ. Sale là người chịu trách nhiệm chính nhưng admin là người hỗ trợ rất nhiều trong việc đảm bảo thanh toán đúng hạn.

(Admin còn có thể kết nối giữa sale và đối tác để nắm bắt tình hình thanh toán, rủi ro công nợ… báo cáo cho cấp trên kịp thời)

 Quản trị tồn kho: Đối với các công ty phân phối, có 2 kho cần phải theo dõi đó là tồn kho NPP và tồn kho công ty.

- Tồn kho công ty liên quan đến việc đảm bảo cung ứng hàng hóa cho các NPP/Đối tác đại lý … và cả sản xuất từ nhà máy hoặc từ nguồn cung cấp… Phần việc này Trưởng bộ phận thường là người cùng với các bộ phận khách thực hiện.

- Tồn kho đối tác/đại lý liên quan đến tồn kho chuẩn dự trữ đảm bảo cho hệ thống phân phối lẻ…+ Nhiều vấn đề liên quan.

 DMS admin: admin chuyên phục vụ hệ thống này.

Phần mềm DMS (Distribution management system – hệ thống quản lý kênh phân phối) là phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, diễn biến tại các kênh phân phối, bao gồm quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường (Salesman), tự động hóa bán hàng, kiểm soát hàng tồn và các biến động ngoài thị trường, quản lý công nợ,…

Phần này để nói sẽ mất nhiều ngày, mời các bạn cùng đọc đường link sau nha: https://mobiwork.vn/phan-mem-dms-la-gi/

 Lương thưởng hệ thống sale: Lương cơ bản/KPIs/Thưởng doanh thu/thưởng quý/thưởng năm/thưởng đặc biệt cho các cấp bậc trong hệ thống sales.

(Các công ty nhỏ admin tính luôn cả lương toàn công ty- Đây là phần mà các admin thường không thích làm vì sai 1 ly là đi vặn dặm)

 Thanh quyết toán công tác phí cho đội ngũ bán hàng:

- Căn cứ vào chính sách công tác cho các cấp bậc được quy định- một số admin còn phải tham gia tư vấn lập nên cái quy định này.

- Căn cứ lịch làm việc của nhân viên thực tế trên thị trường/lịch công tác theo kế hoạch. Thông thường sẽ được thể hiện bằn Working plan theo tháng và được Line manager phê duyệt đầu tháng- mấy anh Sale hay làm láo cái này nhất.

- Căn cứ chứng từ thông thường là hóa đơn phòng nghỉ/vé tàu xe… và đề xuất của nhân viên cho các chi phí phát sinh.

 Check hóa đơn chứng tư, check lịch công tác, check đề xuất/ Đúng hết thì chuyển các sếp ký=> Chuyển kế toán check lần nữa rồi thanh toán

 Thực hiện một số công việc hỗ trợ khác cho phòng kinh doanh nếu có sự chỉ đạo của cấp trên.

(Nhóm việc này không kể hết bằng lời nói và chữ viết- vì một ngày đẹp trời sếp sẽ bảo làm cho Anh cái này- mà cái đó không nằm trong những cái trên)